Berichtdesigner

Der Berichtdesigner ist ein Werkzeug, mit dem eigene Datenbankberichte erstellt werden können. Im Unterschied zum Berichtsassistenten kann mithilfe des Berichtdesigners der Bericht den eigenen Wünschen entsprechend entworfen werden. Der erzeugte Bericht ist ein Writer-Dokument, welches ebenfalls bearbeitet werden kann.

Eine JRE installieren

Der Berichtdesigner erfordert eine installierte „Java-Laufzeitumgebung (JRE)“.

1. – LibreOffice – Erweitert wählen.

2. Bis zu einer Minute warten, während LibreOffice die Informationen über die installierte Java-Software auf dem System sammelt.

   Wenn auf dem System eine aktuelle JRE-Version gefunden wurde, ist ein Eintrag in der Liste zu sehen.

3. Einen Eintrag aktivieren, um diese JRE-Version für die Nutzung in LibreOffice auszuwählen.

4. Sicherstellen, dass Eine Java-Laufzeitumgebung (Java runtime environment) verwenden aktiviert ist.

Wenn auf dem System keine JRE-Version gefunden wird, einen Webbrowser öffnen und die JRE-Software von http://www.java.com herunterladen. Die JRE-Software installieren. Dann LibreOffice neu starten und erneut » – LibreOffice – Erweitert« öffnen.

Den Berichtdesigner öffnen

1. Eine Base-Datei öffnen oder eine neue Datenbank erstellen. Die Datenbank muss mindestens eine Tabelle mit mindestens einem Datenfeld und einem Primärschlüsselfeld enthalten.

2. Im Base-Fenster das Symbol »Berichte« anklicken und dann »Bericht in der Entwurfsansicht erstellen…« wählen.

   Das Fenster Berichtdesigner wird geöffnet.

Der Berichtdesigner ist in drei Teile gegliedert. Oben ist das Menü zu sehen, darunter die Symbolleisten.

Rechts ist der Bereich „Eigenschaften“ mit den Werten der Eigenschaften des aktuell ausgewählten Objekts zu sehen.

Der linke Teil des Fensters Bericht-Designer zeigt die Berichtsentwurfsansicht. Die Berichtsentwurfsansicht ist anfänglich in drei Abschnitte gegliedert. Von oben nach unten:

1. Seitenkopf – Steuerelemente mit festem Text in den Seitenkopfbereich ziehen

2. Detail – Datenbankfelder in den Detailbereich ziehen und dort ablegen

3. Seitenfuß – Steuerelemente mit festem Text in den Seitenfußbereich ziehen

Um einen zusätzlichen Berichtskopf und Berichtsfuß einzufügen, Bearbeiten – Berichtskopf/-fuß einfügen wählen. Diese Bereiche enthalten Text, der am Anfang und am Ende des gesamten Berichts erscheint.

Klicken Sie auf das Symbol „–“ vor einem Bereichsnamen, um diesen Bereich im Berichtdesigner auf eine Zeile zu reduzieren. Das Symbol "–" ändert sich in ein "+" und Sie können darauf klicken, um den Bereich wieder zu erweitern.

Datenbankfelder per Ziehen-und-ablegen in den Detailbereich einfügen. Siehe Abschnitt „Einfügen von Feldern in den Bericht“ weiter unten.

In der Symbolleiste kann auf das Symbol „Beschriftungsfeld“ oder „Textfeld“ geklickt und ein Rechteck in den Bereich „Seitenkopf“ oder „Seitenfuß“ gezogen werden, um einen Text festzulegen, der auf allen Seiten gleich ist. Den Text im Feld „Beschriftung“ des entsprechenden Fensters „Eigenschaften“ eingeben. Auch Grafiken können hinzugefügt werden, indem das Symbol »Grafik« verwendet wird.

Den Bericht mit einer Datenbanktabelle verbinden

1. Die Maus auf die Ansicht „Eigenschaften“ bewegen. Zwei Register sind zu sehen: »Allgemein« und »Daten«.

2. Im Register »Daten« „Inhalt“ anklicken, um das Kombinationsfeld zu öffnen.

3. Die Tabelle auswählen, für die der Bericht erstellt werden soll.

4. Nachdem die Tabelle ausgewählt ist, [Tabulator] drücken, um das Inhaltsfeld zu verlassen.

Das Fenster Felder zum Bericht hinzufügen öffnet sich automatisch und zeigt alle Felder der ausgewählten Tabelle an.

Nach dem Einfügen von Feldern in der Detailansicht ist der Report zur Ausführung bereit.

Einen Bericht ausführen

In der Symbolleiste das Symbol »Bericht ausführen« anklicken.

Ein Writer-Dokument öffnet sich und zeigt den erstellten Bericht, der alle Werte der eingefügten Datenbanktabelle enthält.

Wenn sich der Datenbankinhalt geändert hat, den Bericht erneut ausführen, um den Ergebnisbericht zu aktualisieren.

Einen Bericht bearbeiten

Zunächst entscheiden, ob der erzeugte Bericht, der ein statisches Writer-Dokument ist, bearbeitet werden soll oder ob die Berichtserstellungsansicht bearbeitet und dann ein neuer Bericht basierend auf dem geänderten Design erstellt werden soll.

Das Writer-Dokument wird schreibgeschützt geöffnet. Um das Writer-Dokument zu bearbeiten, in der Informationsleiste Dokument bearbeiten anklicken oder Bearbeiten – Bearbeitungsmodus wählen.

Um die Ansicht „Berichtdesigner“ zu bearbeiten, einige ihrer Eigenschaften ändern.

In den Detailbereich klicken. Dann im Fenster „Eigenschaften“ einige Eigenschaften ändern, beispielsweise die Hintergrundfarbe.

Nach Abschluss das Symbol „Bericht ausführen“ anklicken, um einen neuen Bericht zu erstellen.

Beim Schließen des Berichtdesigners wird gefragt, ob der Bericht gespeichert werden soll. »Ja« anklicken, dem Bericht einen Namen geben und »OK« anklicken.

Bericht sortieren

Ohne Sortierung oder Gruppierung werden die Datensätze in der Reihenfolge in den Bericht eingefügt, in der sie aus der Datenbank abgerufen werden.

1. Die Ansicht „Berichtdesigner“ öffnen und in der Symbolleiste das Symbol „Sortieren und Gruppieren“ anklicken. Der Dialog Sortieren und Gruppieren wird angezeigt.

2. Im Feld „Gruppen“ das Feld anklicken, das als erstes Sortierfeld verwendet werden soll, und die Sortiereigenschaft festlegen.

3. Den Bericht ausführen.

Gruppierung

1. Die Ansicht „Berichtdesigner“ öffnen und in der Symbolleiste das Symbol „Sortieren und Gruppieren“ anklicken. Den Dialog Sortieren und Gruppieren wird angezeigt.

2. Im Feld „Gruppen“ das Listenfeld „Gruppenkopfzeile“ öffnen und auswählen, dass eine Gruppenkopfzeile angezeigt werden soll.

3. Das Symbol »Feld hinzufügen« anklicken, um das Fenster „Feld hinzufügen“ zu öffnen.

4. Den zu gruppierenden Feldeintrag per Ziehen-und-Ablegen in den Gruppenkopfbereich ziehen. Dann die verbleibenden Felder per Ziehen-und-Ablegen in den Detailbereich ziehen.

5. Den Bericht ausführen. Der Bericht zeigt die gruppierten Datensätze.

Zum Sortieren und Gruppieren die Ansicht „Berichtdesigner“ und dann den Dialog „Sortieren und Gruppieren“ öffnen. Diese Option auswählen, um eine Gruppenkopfzeile für die Felder anzuzeigen, die gruppiert werden sollen, und, um die zu sortierende Gruppenkopfzeile für die Felder auszublenden. Das Fenster „Sortieren und Gruppieren“ schließen und den Bericht ausführen.

Aktualisieren und Drucken der Daten

Wenn neue Daten eingefügt oder Daten in der Tabelle bearbeitet werden, zeigt ein neuer Bericht die aktualisierten Daten.

Das Symbol „Berichte“ anklicken und den zuletzt gespeicherten Bericht doppelt anklicken. Es wird ein neues Writer-Dokument erstellt, das die neuen Daten anzeigt.

Um einen Bericht zu drucken, im Writer-Dokument Datei – Drucken… wählen.